Bob HR

Analysoinut Appwesome

Kun työpäivän asiat ovat hajallaan sähköposteissa, kalenterissa ja eri keskusteluissa, yksinkertainenkin kysymys voi vaatia turhan monta tarkistusta. Bob HR tuo henkilöstöhallinnon mobiilikäyttöön, mutta hyöty riippuu siitä, miten työnantaja on ottanut Bobin käyttöön ja mitä työntekijän arkeen kuuluu. Minusta sitä kannattaa ajatella osana yhteistä työrutiinia, ei erillisenä paikkana, johon siirretään jokainen tehtävä ja viesti.

Ensin selkeä työnkulku, sitten sovellus

Ennen käyttöönottoa on hyvä miettiä, mitä asioita tiimi todella haluaa hoitaa mobiilissa. Jos tavoitteena on löytää työpaikan henkilöstöasiat ilman, että jokaista asiaa kysytään erikseen, sovellus voi vähentää kitkaa. Jos taas haetaan yleistä projektinhallintaa, pitkien tehtävälistojen ylläpitoa tai kaikkien keskustelujen korvaajaa, HR-sovellus ei ole siihen automaattisesti oikea paikka.

Käytännössä toimiva lähtökohta on sopia tiimin kanssa, missä kanavassa ilmoitetaan kiireellisistä asioista ja mitä tietoja tarkistetaan Bobista. Näin työntekijä ei joudu arvaamaan, onko jokin tärkeä viesti sovelluksessa, sähköpostissa vai muualla. Tämä pieni sopimus on usein hyödyllisempi kuin se, että kaikki yrittävät ottaa uuden työkalun käyttöön kerralla ja muistavat sen vain satunnaisesti.

Bobin taustalla on HiBob, ja sovellus kuuluu yrityskäyttöön tarkoitettuihin työkaluihin. Se on maksuton, sen ikäraja on PEGI 3, ja sen keskiarvo on 4,4 noin kuuden tuhannen arvion perusteella. Sovelluksella on yli 100 000 asennusta, joten kyse ei ole aivan marginaalisesta työkalusta. Nämä luvut kertovat suosiosta, mutta eivät yksin siitä, sopiiko se juuri oman työpaikkasi toimintatapoihin.

Henkilöstöasiat osaksi arjen rutiinia

Aluksi, Bob HR teki vaikutuksen jo heti asennuksen jälkeen. Sovelluksen käyttöliittymä on todella käyttäjäystävällinen, ja ohjeet ovat selkeät. Asennus oli nopea ja yksinkertainen – ei mitään ylimääräistä säätöä tai monimutkaisia asetusvaiheita. Käytön aloittaminen oli kirjaimellisesti vain muutaman klikkauksen päässä.

Tiedon löytäminen ja oman käytön järjestäminen

Mikä sitten tekee tästä sovelluksesta erityisen? Ensinnäkin, se yhdistää henkilöstöhallinnan, aikataulut ja viestinnän yhdeksi saumattomaksi paketiksi. Bob HR tarjoaa todella kattavan valikoiman työkaluja, jotka auttavat työskentelyn organisoinnissa. Oli kyse sitten tiimin jäsenten työnseurannasta tai työaikojen hallinnasta, kaikki löytyy kätevästi samasta paikasta.

Yksi omista suosikeistani on sovelluksen kyky integroitua muiden alustojen kanssa. Voit yhdistää sen helposti esimerkiksi kalenterisovelluksiin, mikä tekee aikataulujen hallinnasta vieläkin sujuvampaa. Lisäksi, viestintätoiminnot ovat todella kattavat – voit lähettää viestejä, jakaa tiedostoja ja pitää videokokouksia suoraan sovelluksesta.

Arjessa kannattaa kuitenkin välttää sitä, että mobiilisovelluksesta tehdään uusi epävirallinen arkisto. Jos sama ohje, päivämäärä tai päätös kirjataan moniin paikkoihin, myöhemmin on vaikea tietää, mikä niistä on ajantasainen. Minusta paras tapa käyttää HR-työkalua on tarkistaa tieto sen varsinaisesta lähteestä ja pitää keskusteluissa mukana vain se, mikä auttaa tekemään seuraavan asian oikein.

Toistuva rutiini auttaa enemmän kuin jatkuva tarkistaminen

Yksi realistinen käyttötapa on tarkistaa työpäivän alussa mahdolliset työpaikan ilmoitukset ja omaan päivään liittyvät henkilöstöasiat, ja palata sovellukseen vasta, kun niille on tarvetta. Esimerkiksi toimistolle tai työvuoroon lähtiessä työntekijä voi varmistaa sovitun aikataulun ja selvittää, onko tiimille tullut olennaista tietoa. Jos esiin nousee kysymys, jonka vastaus kuuluu HR-asioihin, sen voi ohjata samaan työpaikan käytäntöön sen sijaan, että tieto hukkuu henkilökohtaiseen viestiketjuun.

Tällainen rytmi on hyödyllinen etenkin silloin, kun puhelimella tehdään vain nopeita tarkistuksia. Se säästää huomion jatkuvalta ilmoitusten seuraamiselta ja tekee sovelluksesta välineen, johon palataan tarkoituksella. Vinkkinä suosittelen sopimaan tiimissä, mitkä asiat vaativat heti reagointia ja mitkä voi hoitaa seuraavan normaalin tarkistushetken yhteydessä. Sovellus ei yksin ratkaise viestitulvaa, jos työpaikan pelisäännöt puuttuvat.

Myös esihenkilön näkökulmasta rutiini kannattaa pitää rajattuna. Jos mobiilissa hoidetaan henkilöstöön liittyvä asia, on hyvä kirjata tai välittää se niin, että seuraava vastuuhenkilö ymmärtää tilanteen ilman pitkää suullista taustoitusta. Tämä ei tarkoita jokaisen pienen keskustelun muuttamista muodolliseksi prosessiksi, vaan sitä, että sovitut asiat eivät jää vain yhden ihmisen muistin varaan. Tällainen käyttötapa on konkreettinen ero HR-sovelluksen ja tavallisen pikaviestimen välillä.

Missä se eroaa kalenterista ja viestisovelluksesta

Kalenteri on yleensä parempi, kun tärkein tarve on nähdä tapaamiset ja henkilökohtaiset menot yhdellä silmäyksellä. Pikaviestimet taas ovat luontevia nopeisiin keskusteluihin, mutta niissä henkilöstöön liittyvä tieto voi sekoittua muihin viesteihin. Bobin arvo on siinä, että se sijoittuu yrityksen HR-käytäntöjen yhteyteen eikä ole vain uusi yleinen keskustelukanava. Se ei silti automaattisesti korvaa kalenteria, sähköpostia tai yrityksen muita työvälineitä.

Jos olet työntekijä, joka tarvitsee lähinnä työpaikan yhteystietoja tai haluaa vastauksen yhteen satunnaiseen kysymykseen, sovelluksen päivittäinen avaaminen ei ehkä tuo suurta hyötyä. Jos taas yrityksessäsi henkilöstöasiat ja tiimin arjen koordinointi kulkevat Bobin kautta, puhelimessa oleva pääsy voi olla kätevä etenkin työpisteen ulkopuolella. Olennaista on, että työnantajan prosessit tukevat käyttöä; pelkkä asennus ei siirrä työpaikan toimintatapoja sovellukseen.

Kitkakohdat ja järkevät odotukset

Suurin käytännön rajoite on riippuvuus siitä, miten organisaatio on järjestänyt työkalunsa. Sovellus ei voi itsessään taata, että sisältö on ajantasaista, kaikki tiimin jäsenet käyttävät samaa toimintatapaa tai tieto löytyy sieltä, mistä käyttäjä sitä etsii. Jos yrityksessä henkilöstöasioita hoidetaan useissa eri järjestelmissä, mobiilisovellus saattaa helpottaa osaa arjesta mutta ei poistaa järjestelmien välistä vaihtelua.

Toinen harkinnan paikka liittyy henkilökohtaiseen ja työelämän käyttöön. Kaikki eivät halua tarkistaa työasioita omasta puhelimestaan vapaa-ajalla, eikä sovelluksen asentaminen tarkoita, että työntekijän pitäisi olla jatkuvasti tavoitettavissa. Minusta on järkevää päättää etukäteen, milloin työasioita katsotaan ja mitä ilmoituksia oikeasti tarvitaan. Jos työpaikan toimintatavat tai oma työnkuva vaativat jatkuvaa puhelimen käyttöä, kannattaa arvioida, helpottaako mobiili käyttöä vai lisääkö se vain keskeytyksiä.

Kannattaa myös huomioida, että yrityskäyttöön tarkoitettu sovellus ei ole itsenäinen kuluttajapalvelu, jonka kaikki ominaisuudet olisivat jokaiselle käyttäjälle samanlaiset. Käytännön kokemus muodostuu siitä, miten oma työnantaja käyttää Bobia ja mihin työntekijälle annetaan pääsy. Siksi ennen kuin tekee sovelluksesta oman päivittäisen keskuspaikkansa, on järkevää selvittää työpaikan sisäiset ohjeet ja käyttää sitä niiden mukaisesti.

Kenelle Bob HR sopii parhaiten

Bob HR sopii parhaiten ihmiselle, jonka työpaikka käyttää sitä aktiivisesti henkilöstöasioiden ja arjen koordinoinnin tukena. Se voi olla hyödyllinen työntekijälle, joka liikkuu päivän aikana eri paikkojen välillä, sekä esihenkilölle, joka tarvitsee mobiilin yhteyden työpaikan käytäntöihin. Yrityskäytön sovelluksena se on luontevimmillaan osa yhteistä toimintamallia, ei yksittäisen työntekijän itse valitsema ratkaisu.

Sen sijaan satunnaiseen henkilökohtaiseen tehtävälistaan, oman kalenterin hallintaan tai yleiseksi tiimin keskustelusovellukseksi valitsisin tarkoitukseen tehdyn työkalun. Jos työnantajasi ei käytä Bobia, asennuksesta ei todennäköisesti synny sellaista hyötyä, jota HR-sovellukselta odotetaan. Tämä on tärkein kysymys ennen lataamista: ei niinkään se, onko sovellus monipuolinen, vaan kuuluuko se oman työpaikkasi todelliseen työnkulkuun.

Ominaisuudet, jotka tekevät siitä erottuvan

Kun aloitin käyttämään sovellusta päivittäisessä työssäni, huomasin nopeasti sen hyödyt. Pystyin helposti seuraamaan tiimin jäsenten edistymistä ja antamaan palautetta reaaliajassa. Aikataulujen suunnittelu sujui kuin tanssi, ja kaikki tarvittavat tiedot olivat aina käden ulottuvilla.

Toinen mainitsemisen arvoinen seikka on sovelluksen mobiiliversio. Se on yhtä tehokas kuin desktop-versio, joten voit hoitaa asioita liikkeellä ollessasi. Tämä on erityisen kätevää, jos työsi vaatii matkustamista tai liikkuvaa työskentelyä.

Käytön jatkuvuus ja odotukset

Vaikka Bob HR onkin todella monipuolinen ja toimiva sovellus, aina löytyy jotain parannettavaa. Itse toivoisin näkeväni lisää räätälöintimahdollisuuksia käyttäjäkohtaisille asetuksille. Tällaiset ominaisuudet toisivat vielä enemmän joustavuutta erilaisiin työympäristöihin.

On myös mielenkiintoista nähdä, miten sovellus kehittyy tulevaisuudessa. Koska työelämä muuttuu jatkuvasti, on tärkeää, että työkalut pysyvät kehityksen mukana. Uudet päivitykset ja ominaisuudet voivat tuoda lisää arvoa ja tehdä sovelluksesta entistä hyödyllisemmän.

Yrityskäyttöön tarkoitetussa sovelluksessa päivitysversio on yksi tieto muiden joukossa, ei lupaus siitä, että jokainen työpaikka käyttäisi samoja toimintoja. Nykyinen versio on 7.90.11, ja sovellus on julkaistu 28.1.2018. Android-puolella vähimmäisvaatimuksena on versio 7.0, joten vanhemman laitteen käyttäjän kannattaa tarkistaa yhteensopivuus ennen asennusta. HiBobin sovellus on ilmainen, mutta varsinainen hyöty syntyy vasta, kun työnantajan käyttöönotto ja työntekijän oma arki kohtaavat.

Lopuksi: sopiva osa kestävää työarkea

Kaiken kaikkiaan, Bob HR on osoittautunut erinomaiseksi apuvälineeksi henkilöstöhallintaan ja työskentelyn organisointiin. Sen monipuolisuus ja helppokäyttöisyys tekevät siitä loistavan valinnan niin pienille kuin suurillekin tiimeille. Jos etsit sovellusta, joka tekee työelämästä sujuvampaa, suosittelen ehdottomasti kokeilemaan tätä.

Oma suositukseni on kuitenkin ehdollinen: kokeile sovellusta, jos työpaikkasi käyttää sitä ja pystyt liittämään sen selkeään rutiiniin. Älä ota sitä käyttöön vain siksi, että haluat vielä yhden paikan tarkistaa viestejä tai tehtäviä. Kun sovelluksen rooli on rajattu henkilöstöasioihin ja työpaikan yhteisiin käytäntöihin, se voi vähentää etsimistä ilman, että puhelimesta tulee koko työpäivän ohjauspaneeli.